Sous l’autorité du sous-directeur, l’assistant.e :
- assure le secrétariat du sous-directeur, du sous-directeur adjoint et de la sous-direction ;
- gére son agenda ;
- est en charge de la logistique matérielle du service (informatique, matériels, etc.)
Au titre du secrétariat :
Accueil téléphonique, gestion du courrier arrivée/départ (enregistrement dans un chrono informatique), préparation des déplacements (transmission des ordres de mission et des remboursements), réservation de salles, de visioconférence.
Au titre de la logistique :
Gestion des nouveaux arrivants (ordinateurs/cartes/bureaux…), gestion des fournitures, diffusion des consignes et informations utiles.
Peut être amené.e à remplacer ses collègues secrétaires.
Une bonne connaissance et aisance avec les outils informatiques sont requises notamment WORD, EXCEL,OUTLOOK. L'agent devra faire preuve de polyvalence et d'autonomie.
- assure le secrétariat du sous-directeur, du sous-directeur adjoint et de la sous-direction ;
- gére son agenda ;
- est en charge de la logistique matérielle du service (informatique, matériels, etc.)
Au titre du secrétariat :
Accueil téléphonique, gestion du courrier arrivée/départ (enregistrement dans un chrono informatique), préparation des déplacements (transmission des ordres de mission et des remboursements), réservation de salles, de visioconférence.
Au titre de la logistique :
Gestion des nouveaux arrivants (ordinateurs/cartes/bureaux…), gestion des fournitures, diffusion des consignes et informations utiles.
Peut être amené.e à remplacer ses collègues secrétaires.
Une bonne connaissance et aisance avec les outils informatiques sont requises notamment WORD, EXCEL,OUTLOOK. L'agent devra faire preuve de polyvalence et d'autonomie.