Le secrétariat général dispose aujourd’hui de deux postes d’assistance pour l’ensemble du service et plus particulièrement en appui à la secrétaire générale et de la secrétaire générale adjointe. Placé(e) sous l'autorité de la cheffe de cabinet du secrétariat général, ses fonctions comprendront notamment :
1. Des fonctions de secrétariat
- le pilotage de l'agenda de la secrétaire général et de la secrétaire générale adjointe (organisation des rendez-vous, des réunions et des déplacements) ;
- l’accueil téléphonique (messagerie, réponses, appels, renseignement, filtrage …) et physique des visiteurs ;
- la gestion du courrier arrivé et départ (dépouillement, suivi du degré d’avancement des dossiers et du processus de signatures), la saisie, la mise en forme et le classement de documents ;
- la gestion des fournitures pour le service ;
- le suivi des devis et des factures de l’ensemble des prestations de bouches pour le SG,
- le recensement et la consolidation du tableau des congés des chefs de bureaux du SG.
2. Des fonctions d’animation du collectif du service
- proposition, élaboration et mise en œuvre d’évènement ou outils de communication interne et externe pour animer le collectif du SG (à titre d’exemple : accueil des nouveaux arrivants, organisation des petits-déjeuners du SG…)
3. Un appui complémentaire ou ponctuel aux différents bureaux du service sur des actes de gestion pourront également élargir le porte-feuille.
Le(a) candidat(e) devra disposer de bonnes capacités rédactionnelles, d'un très bon relationnel et d'un sens poussé de l'organisation. Parmi les qualités requises figurent également la disponibilité, la capacité à prendre des initiatives et à gérer les priorités,ainsi que l'autonomie dans le travail. Le poste demande une maîtrise des outils
bureautiques et des outils collaboratifs numériques, une bonne faculté d'adaptation et un sens de la discrétion.
Poste évolutif. La personne recrutée devra faire preuve de polyvalence et d'attractivité